Iratkezelés ellenőrzése

Az 1995. évi LXVI. Levéltári Törvény, a 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet (korábban: 10/2002. (IV.13) NKÖM rendelet), valamint a 2015-ben elfogadott Iratkezelési Szabályzat értelmében a Központi Levéltár feladata az önálló iratkezelést végző szervezeti egységek iratkezelését 3-5 évenként ellenőrizni. Az ellenőrzés során részletes és pontos adatokat kell felvennünk szervezeti egységenként.

 

Az ellenőrzés fontosabb szempontjai: 

  •     az iratkezelés folyamata,
  •     milyen jellegű iratok keletkeznek,
  •     a szervezeti egységben lévő iratok mennyisége (évkör, folyóméter),
  •     az iratok tárolása megfelelő-e,
  •     várhatóan mennyi irat kerül be a levéltárba és mikor (becslés),
  •     szoktak-e selejtezni

 

A felvett adatokat az ún. szervdossziékban tartjuk nyilván. Az ellenőrzést a levéltár éves munkaterve szerinti beosztásban végezzük, és jegyzőkönyv készül róla, amelyet az ellenőrzött szerv is kézhez kap. Az esetleges hiányosságokat záros határidőn belül korrigálni kell.

A szervellenőrzés a munkánk fontos része, mert az iratkezelés ellenőrzésén túl tájékoztatást adunk az iratok levéltárba adásának módjáról, valamint ennek alapján felmérhető a levéltárba kerülő iratok jellege és a várható mennyisége.

Ellenőrizzük a szervezeti egységek iratselejtezését is. A selejtezést az egyetem irattári terve alapján Selejtezési Bizottság végzi. A selejtezéshez minden esetben szükséges a levéltár hozzájárulása. A maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a selejtezési jegyzőkönyv záradékolásával a levéltár engedélyezi.

Iratkezeléshez kapcsolódó, letölthető dokumentumok:

Iratátadás

atadas_atveteli_jegyzokonyv_minta.docx

Szervellenőrzés

szervellenorzes_adatlap.docx

Selejtezés

iratselejtezesi_jegyzokonyv_minta.docx