A levéltári munka bemutatása

A levéltárba bekerülő anyagot annak biztonsága és kutathatóvá tétele érdekében feldolgozzuk. Az iratanyagot szétválogatjuk, fondokra és állagokra tagoljuk, besoroljuk a levéltár fondrendszerébe (Pl.: 151. fond - Erdőmérnöki Kar Dékáni Hivatala, 151/b. állag - Iktatott iratok). Szükség esetén rendezés közben selejtezünk. A maradandó értékű iratokról eltávolítjuk a gémkapcsokat, és egyéb károsító anyagokat (Pl. cellux).Ezután az iratokat raktári egységekre osztjuk, ami lehet savmentes irattári doboz, vagy egyszerűen kötet, és a raktárban végleges helyükre tesszük. A rendezett iratanyagot raktári jelzettel látjuk el. A dobozokra ráírjuk a fond/állag számát, az évkört, megnevezzük az iratanyagot és feltüntetjük a dobozban lévő iratok iktatószámát. Ezután a levéltári anyag pontos nyilvántartásához és kutatásának megkönnyítéséhez különböző segédleteket készítünk.
Rendezésre váró anyagok
Feliratozott levéltári dobozok
Rendezett levéltári anyag (dobozolt iratanyag ill. hallgatói főkönyvek)